Outsourcing dalam Sistem informasi Manajemen

BAB. I

PENDAHULUAN

I. Latar Belakang

Pengelolaan dan pengembangan dalam teknologi informasi merupakan salah satu faktor kunci keberhasilan suatu organisasi dalam menempatkan organisasi/perusahaan tersebut menjadi paling terdepan dalam suatu industri. Dalam aplikasi pemanfaatan dan penggunaan teknologi informasi tersebut diperlukan resource yang saling terkait, sehingga proses penyerapan dan penggunaan oleh karyawan (faktor internal) dan informasi yang didapatkan oleh pengguna (faktor eksternal) dalam berjalan dengan baik.

Persaingan yang sedemikian keras didunia bisnis telah memaksa perusahaan untuk berkonsentrasi pada rangkaian proses atau aktivitas penciptaan produk dan jasa yang terkait dengan kompetensi utamanya (core competence). Dengan melakukan fokus tersebut maka akan didapatkan daya saing tinggi di pasar global.

Alasan utama dari strategi tersebut adalah keputusan pimpinan perusahaan atau manajemen untuk mengalihadayakan atau menyerahkan proses-proses yang bukan merupakan core competence perusahaan tersebut ke pihak lain. Maka langakah efektif yang dibutuhkan manajemen dalam mengelola sumber daya untuk menjadi pemeran penting dalam sebuah organisasi penggunaan outsourcing diharapkan dapat memberikan solusi untuk permasalahan tersebut.

Berkenaan dengan hal tersebut, aspek pengelolaan teknologi informasi dalam suatu organisasi merupakan salah satu faktor kunci meraih kesuksesan tersebut. Sehingga pengeloaan dan aplikasi pengunaan sistem informasi manajemen (Management Information System) sudah sepantasnya dilakukan oleh tenaga yang ahli dengan harapan informasi yang diberikan oleh suatu organisasi dapat dijadikan sumber informasi perusahaan tersebut. Adapun pembagian sistem tersebut terbagi dalam 2 (dua) support sistem, yaitu : 1. Operating Support Systems dan 2. Management Support Systems.

Rangakaian proses tersebut terdiri dari konsep sistem yang terdiri dari suatu input, proses pengolahan dan output, sebagai hasilnya pihak end user akan mendapatkan feed back terhadap sistem informasi yang digunakan. Pemanfaatan sistem informasi manajemen ini bertujuan pula sebagai kendali sistem. Menurut O’ Brien (2009) adapun fungsi kendali sistem informasi ini dapat dilakukan dengan beberapa cara, seperti :

  1. Pendeteksian feed back.

2.   Pengukuran kuantitas, arah atau intensitas feedback.

3.  Pembanding sistem dengan kinerja.

4. Tindak koreksi atau perubahan.

5. Memelihara kondisi sistem sebagaimana yang akan dikehendaki.

  1. 2. Tujuan
    1. Untuk melihat manfaat penggunaan outsourcing dan insourcing di suatu organisasi.
    2. Memberikan informasi terhadap penulis penggunaan outsourcing dan insourcing dalam penerapan teknologi informasi.

BAB. II

TINJAUAN PUSTAKA

  1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk sebuah organisasi, juga memberi dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusannya. Definisi lain sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang, adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan serta sebuah database. (Davis, 2002).

Menurut Davis (2002) model-model pembantu keputusan yang dipakai dalam sistem dapat berupa model cerdas (intellegence model) untuk menemukan persoalan; model keputusan (decision model) untuk mengenali dan menganalisis penyelesaian yang mungkin; dan berbagai model pilihan seperti model optimisasi (optimization model) yang memberikan suatu penyelesaian optimal atau model pemuas untuk memutuskan atas sebuah penyelesaian yang memuaskan.

Ada berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi ini, diantaranya :

  1. System Development Life Cycle (SDLC)

Proses pengembangan suatu sistem informasi dimualia dari proses pembuatan         rencana kerja yang akan dilakukan, melakukan analisis terhadap rencana sistem yang    akan dibuat, mendesain sistem, dan mengimplementasikan sistem yang telah disusun       serta melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang telah disusun (Bodnar, 2001            dalam http://insidewinme.blogspot.com/2008/03/telaah-jurnal-sistem-informasi.html).

  1. Prototyping

Sistem dapat dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis dengan pemakai sedangkan kelemahan tekkik ini adalah tidak begitu mudah untuk dilaksanakan pada sistem yang relatif besar.

  1. Rapid Application Development

Pendekatan ini memerlukan keikutsertaan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahannya, sistem mungkin terlalu sulit untuk dibuat dalam waktu yang singkat yang pada akhirnya akan mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah.

  1. Object Oriented Analysis and Development

Integrasi data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem akan menghasilkan sistem yang memiliki kualitas yang lebih baik serta mudah untuk dimodifikasi. Namun, metode ini sulit untuk mendidik analis dan programmer sistem dengan menggunakan pendekatan object oriented serta penggunaan modul yang sangat terbatas.

DEFINISI OUTSOURCING DAN INSOURCING

Outsourcing adalah merupakan konsep pmberian tugas terhadap vendor (pihak ketiga) untuk melakukan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahan dengan jangka waktu yang telah disepakati antara kedua belah pihak dan dengan jumlah pengeluaran biaya yang cukup tinggi. Adapun pengertian outsourcing teknologi informasi merupakan suatu bentuk kerjasama dengan pihak ketiga (vendor) dalam penyediaan pengadaan sarana dan prasarana (penggunaan hardware dan software).

Dengan melakukan outsourcing maka akan terjalin kemitraan antara pengguna dengan penjual sehingga apabila kerjasama ini berlangsung dengan baik, maka akan banyak keuntungan yang diperoleh terutama dalam peningkatan efisiensi (mengurangi cost), peningkatan mutu, dan peningkatan speed (delivery time).          Adapun istilah insourcing adalah merupakan metode pendekatan dalam pengembagnan sistem informasi dengan melibatkan sumber daya internal dari orgainisasi dengan memperhatikan aspek keahlian dan penugasan yang sesuai, sehingga informasi yang dijalankan dapat bermanfaat bagi perusahaan dan pihak ketiga/pengguna informasi. Sumber daya yang melaksanakan kegiatan tersebut merupakan tenaga ahli dibidang teknologi informasi yaitu departemen Management Information System (MIS).

Dari penjelasan gambar alasan perusahaan menggunakan outsourcing adalah menunjukkan beberapa faktor keuntungan yang didapatkan oleh suatu organisasi dalam menggunakan outsourcing. Faktor utama keuntungan yang didapatkan perusahaan adalah seluruh sumber daya manusia mengetahui tujuan dari perusahaan dan mengetahui rencana strategi perusahaan dalam jangka panjang. Hal yang dikhawatirkan dalam aplikasi penggunaan outsourcing adalah komitmen terhadap kualitas penggunaan outsourcing yang dilakukan oleh perusahaan. Dan faktor yang menentukan kekurangan penggunaan outsourcing adalah harga yang diajukan oleh pihak vendor terlampau mahal, sehingga biaya operational cost perusahaan tinggi.

BAB. III

PEMBAHASAN

    1. Outsourcing

Dalam mengembangkan sebuah sistem informasi berbagai perusahaan melakukan metode outsourcing dengan berbagai alasan. Adapun beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya :

  • o Kualitas sistem informasi yang akan dipergunakan.
  • o Masalah kinerja sistem informasi.
  • o Penyederhanaan, perampingan, dan rekayasa sistem informasi.
  • o Budaya perusahaan.
  • o Tekanan dari pelaksana sistem informasi.

1.End User Development

Faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan alternatif ini adalah kemampuan yang harus dimiliki pelaksana sistem informasi. Pelaksana harus mengembangkan sendiri aplikasi yang mereka butuhkan seperti menggunakan Microsoft Excell dan Microsoft Access. Manfaat yang dapat diperoleh dari alternatif ini adalah :

  • o Penghematan biaya
  • o Meningkatkan core competence perusahaan.
  • o Waktu pengembangan sistem informasi yang singkat
  • o Mudah untuk melakukan modifikasi
  • o Tanggung jawab pelaksana sistem informasi yang lebih besar
  • o Mengurangi beban kerja pelaksana sistem informasi.

Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Outsourcing, sebagai salah satu alternatif pengembangan sistem informasi sumber daya informasi dipilih sebagai alternatif yang paling sesuai untuk diterapkan perusahaan. Kekuatan alternatif ini adalah pihak perusahaan tidak usah terlalu dipusingkan dengan masalah sistem informasi mereka. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan.

Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. Pilihan dilakukannya outsourcing oleh suatu perusahaan pada intinya desebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara baik (efektif dan efisien) meningkatnya kegiatan bisnis tersebut.

Beberapa permasalahan yang sering timbul dengan dipilihnya outsourcing adalah perusahaan menghadapi keresahan terhjadap karyawan, khususnya adanya rasa takut kehilangan pekerjaan yang dihadapai oleh karyawan yang sering memicu terjadinya kemarahan yang pada akhirnya akan mengganggu moral bekerja mereka, sehingga pihak manajemen perlu mengkomunikasikannya secara baik dan berterus terang atas apa yang sedang dihadapi perusahaa dan kenapa diambil langkah-langkah outsourcing.

Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan antar lain :

  • o Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge)
  • o Kemampuan teknis
  • o Kemampuan keuangan
  • o Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya.

2. Insourcing

Berikut ini beberapa keuntungan dan kelemahan insourcing menurut Jogiyanto (2003).

Keuntungan dan Kelemahan insourcing

Keunggulan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :

  1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
  2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
  4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
  5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
  6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
  7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :

  1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
  2. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
  3. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
  4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
  5. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).

BAB. IV

KESIMPULAN

Faktor kunci keberhasilan perusahaan dalam meningkatkan profit margin perusahaan adalah penggunaan sistem informasi yang tepat dan berkelanjutan dengan dukungan sumber daya manusia yang terampil dan dukungan sarana yang diberikan oleh suatu organisasi. Pemilihan outsourcing dalam suatu organisasi adalah  merupakan salah satu langkah yang terbaik yang dilakukan oleh perusahaan. Hal ini karena beberapa keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan, walaupun tidak sedikit kelemahan yang terjadi dalam aplikasi penggunaan outsourcing tersebut.

Penggunaan outsourcing menurut penulis adalah merupakan jawaban dari permasalahan sistem informasi yang terjadi di suatu organisasi, hal ini berkaitan dengan core competence yang akan dilakukan oleh perusahaan, selain itu kita dapat menekan pihak ketiga (vendor) untuk selalu melakukan perbaikan dan pengembangan terhadap sistem informasi tersebut sesuai dengan kebutuhan dan permintaan pasar. Akan tetapi insourcing pun perlu mendapat sorotan tajam dari pihak manajemen perusahaan. Hal ini terkait dengan produktivitas dari seluruh karyawan yang terlibat dalam pengembangan dan penggunaan sistem inforamsi tersebut, dengan tetap menjalankan konsep outsourcing diprioritaskan terlebih dahulu.

BAB. V

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto (2003).

Gordon B. Davis. 1998. Kerangka dasar Sistem Informasi Manajemen: Pengantar Seri Manajemen No: 90. A, PT. Pustaka Binaman Pressindo, 1988.

O’Brien,James A.,George M.Marakas. 2009.Management Information System Ninth Edition. McGraw Hill International Edition.New York.

http://insidewinme.blogspot.com/2008/03/telaah-jurnal-sistem-informasi.html

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1341/1124

http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi

http://blog.i-tech.ac.id/deasy/2009/08/11/kasus-it-outsourcing-pengolahan-data/#comment-98

http://www.setiabudi.name/archives/1141/comment-page-2#comment-1865

http://swa.co.id/2006/08/metrodata-tetap-fokus-pada-it-outsourcing-dan-distributor/comment-page-1/#comment-1715

http://ferdy.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/biaya-manfaat-pada-aplikasi-model-penerimaan-teknologi-outsourcing-ti/#comment-4

http://www.maestroglobal.info/manajemen-proyek-ti-pilihan-atau-keharusan/

http://yuvenalia.blog.binusian.org/2010/01/03/sourcing/#comment-182

http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing/comment-page-1/#comment-69

http://bakoelkomputer.info/virtualstore/blog/?p=123&cpage=1#comment-4311

http://itkelinik.com/?p=113&cpage=1#comment-99

http://www.tech-id.co.cc/2010/05/pendekatan-pengembangan-sistem.html

http://duabelasblogs.blogspot.com/2010/06/e-commerce-perkembangan-teknologi.html.

http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi/comment-page-1#comment-1615

http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-outsourcing-bidang-teknologi-informasi-8.html

http://sariumariah.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/penilaian-terhadap-outsourcing-dan-insourcing/#comment-3.

http://dessysetyawati.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/penerapan-outsourcing-pada-sistem-informasi-di-indonesia/#comment-2

http://angelia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/membandingkan-pengembangan-sistem-informasi-secara-outsourcing-dan-insourcing-2/#comment-4

http://iqbalfajar.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/comment-blog/#comment-2

http://zulfadhli.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/pengembangan-sistem-informasi-melalui-outsourcing/#comment-4

http://cahyaberlian.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/outsourcing-sebagai-solusi-untuk-mengembangkan-sistem-informasi/#comment-3

http://irusdinar.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/pengembangan-sistem-informasi-secara-outsourcing-studi-kasus-pada-perbankan-di-indonesia/#comment-2

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.